Ketika kita menjadi ketua proyek atau seorang manajer, menemukan karyawan atau rekan kerja kita yang memiliki kinerja buruk adalah sebuah tantangan berat. Pertama, kinerja mereka secara jelas merugikan tim atau organisasi. Kedua, kita tidak bisa secara instan merubah kinerja mereka yang mana membutuhkan strategi khusus untuk menangani hal itu. Ketiga, kita cenderung menghindari orang-orang seperti karena takut akan menambah masalah.

Pada tahun 2012, EL Perkins dari University of North Carolina melakukan riset dengan melakukan survei kepada 68 pengawas pemerintah daerah. Ketika mereka ditanya kenapa mereka menghindari untuk berurusan dengan orang-orang yang memiliki kinerja yang buruk, 59% menjawab takut dengan konfrontasi, 49% tidak bisa mengendalikan pembicaraan yang awkward, serta 41% tidak mau membuat orang lain dalam masalah. Itu adalah bukti kenapa menghadapi orang-orang dengan kinerja rendah bagai pergi ke ladang ranjau. Tidak ada yang mau pergi kesana.

Bertemu dengan orang-orang yang malas, banyak alasan, bekerja tidak sesuai ekspektasi dan suka menunda memang sebuah tantangan yang besar bagi ketua tim. Walaupun begitu, itu adalah masalah serius yang tetap harus diselesaikan. Dalam buku ‘The Eight Essential People Skills for Project Management’ karya Zachari Wong, dijelaskan tentang 3 langkah elegan untuk mengatasi orang-orang yang memiliki kinerja buruk. Langkah itu disebut Past-Present-Future Model.

Ketika mereka datang kepada kita, kemudian menjelaskan bahwa dia merasa down dan tidak termotivasi karena masalah itu, tugas kita adalah membimbingnya secara profesional dan bertahap.

Langkah pertama: Masa lalu (Past)

Langkah pertama, masa lalu (past). Di sini kita mendengarkan segala permasalahan yang telah dia alami dan penyebabnya. Di langkah pertama ini saatnya kita menjadi pendengar aktif, yang mendengarkan dengan penuh empati dan perhatian. Sabar dan dengarkan dia bercerita. Untuk menjaga kredibilitas cerita yang dia sampaikan, tanyakan bukti-bukti yang menunjukkan bahwa ceritanya tidak dibuat-buat.

Langkah kedua: Masa kini (Present)

Langkah kedua, masa kini (present). Langkah ini adalah waktu untuk memberi diagnosa kepadanya. Dalam ilmu kedokteran, diagnosis adalah di mana kita menentukan penyakit apa yang dialami oleh pasien berdasarkan faktor-faktor yang dikatakan pasien. Sebagai contoh, kita perlu mengetahui apakah masalahnya adalah masalah personal atau masalah yang berkaitan dengan pekerjaan. Setelah itu, kita bisa meletakkan masalahnya dalam konteks masa kini dan menjelaskannya tentang regulasi dan aturan yang berkaitan dengannya. Ini untuk menunjukkan posisi permasalahannya jika dipandang dari sudut pandang regulasi dan aturan yang sudah ada, yang mana dia bisa memikirkan solusi berdasarkan regulasi yang sudah ada.

Langkah ketiga: Masa depan (Future)

Langkah ketiga, masa depan (future). Dalam tahap ini kita bisa menanyakan kepadanya ‘Kira-kira apa yang bisa kamu lakukan untuk menjadikan semua ini lebih baik?’, atur target konkret yang mana keduanya bisa dinilai untuk mengevaluasi apakah ada peningkatan atau tidak.

***

Tentunya masih banyak strategi lain yang bisa dilakukan untuk mengatasi permasalahan sejenis. Selain itu, kita juga bisa melakukan improvisasi dalam melaksanakan Past-Present-Future Model.

Selamat mencoba!

Penulis: Haekal Adha Al Giffari

Penyunting: Aunillah Ahmad