Dunia digital berkembang sangat cepat, alhasil informasi yang dihasilkan pun semakin banyak. Informasi-informasi ini tentunya menjadi aset paling berharga bagi berbagai kalangan, termasuk perusahaan. 

Di dunia industri, penggunaan data adalah hal pertama yang wajib untuk dilakukan. Soalnya, pencatatan data dapat memberikan segudang manfaat untuk perusahaan, mulai dari kerapihan kinerja perusahaan, terjadinya kemajuan perusahaan dalam waktu singkat, hingga membludaknya profit perusahaan.

Dengan demikian, kehadiran seorang data entry menjadi kunci utama kemajuan perusahaan. Pekerja ini tak lain adalah mereka yang berperan dalam melakukan input dan merapikan data. Meskipun sekilas terlihat sebagai profesi yang mudah, data entry sangat dibutuhkan dan dicari banyak perusahaan.   

Apa itu data entry?

Sesuai dengan namanya, data entry adalah suatu pekerjaan di mana penanggung jawabnya diharuskan memasukkan data ke dalam sistem, memastikan keamanan dan kelengkapan data di sistem, dan memvalidasi kesesuaian antara data keluaran dengan data masukan.

Adapun data-data tersebut diperoleh dari formulir cetak, non dokumen, maupun rekaman suara. Data-data yang diambil harus lah akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, sehingga perusahaan pun akan memiliki data sesungguhnya tanpa kesalahan.

Oleh disebabkan pekerjaannya yang melalui komputer, pekerjaan data entryjadi diincar banyak orang dari berbagai latar belakang pendidikan. Bahkan, populer di antara mereka yang sedang menekuni dunia freelance. Asal memenuhi kualifikasi data entry, siapa pun bisa melamar lowongan pekerjaan ini.

Kualifikasi pekerjaan

Meskipun terlihat mudah, menjadi seorang pekerja data entry tidak semudah membalikkan telapak tangan. Seorang pekerja data entry perlu memenuhi kualifikasi pekerjaan yang ditetapkan perusahaan. Memahami kualifikasi pekerjaan data entry pun dapat membuat peminatnya menyiapkan dan melatih diri sebelum melamar.

Dilansir dari Markey, kualifikasi pekerjaan data entry secara umum adalah sebagai berikut:

  • Berpengalaman dalam merapikan memasukkan data ke software punya perusahaan, seperti Google Form, Microsoft Excel, Microsoft Word, atau software khusus lainnya yang berfungsi untuk memasukkan dan mengarsipkan data.
  • Mahir dalam mengetik cepat dan mengoperasikan komputer dan software-software khusus  pendataan.
  • Memiliki skill-skill administrasi secara umum, seperti memindai dokumen, merapikan data, menghapus, dan memperbaharui data.

Tanggung jawab data entry

Meskipun tanggung jawab utama pekerjaan data entry adalah memasukkan data ke dalam sistem, setiap perusahaan memberikan kebijakan yang berbeda untuk tugas hariannya. Dilansir dari LinovHR, tanggung jawab pekerja data entry adalah sebagai berikut.

  • Menyiapkan, memilah, dan memilih dokumen sebelum dimasukkan ke dalam sistem
  • Memasukkan data ke dalam sistem perusahaan
  • Memastikan keakuratan data masukan
  • Mengamati dan mencocokkan perbedaan data yang ada dalam sistem dan kertas dokumen
  • Menginformasi user terkait data apabila diminta dari berbagai divisi
  • Mengelola dokumen data dengan rutin dan rapi
  • Membuat laporan rutin
  • Mengenali dan mengontrol kesalahan pada data masukan dan menuntaskannya dengan metode tertentu
  • Menyiapkan backup data untuk mengantisipasi masa depan
  • Menguji pembaharuan sistem penyimpanan data dan database perusahaan

Jenis pekerjaan data entry

Dilansir dari Glints, pekerjaan data entry terbagi menjadi dua macam, yaitu data entry remote dan data entry in-house. Keduanya memiliki keunggulannya masing-masing, berikut penjelasan lebih detailnya:

1. Data entry remote

Sekarang, pekerjaan data entry tidak perlu dilakukan di kantor. Disebabkan pekerjaannya yang fleksibel dan mengandalkan komputer, data entry bisa dilakukan secara remote dan freelance. Data entry remote memiliki keunggulannya sendiri, antara lain:

  • Tugas bisa dikerjakan dan diselesaikan di mana pun.
  • Bebas memilih jam kerja sendiri.
  • Gaji diberikan berdasarkan jenis proyek yang diselesaikan, bukan menggunakan sistem upah per jam.
  • Berpotensi mendapatkan banyak penghasilan lantaran bisa mengikuti berbagai proyek sekaligus.
  • Lowongan data entry dibuka berdasarkan kemampuan teknis, tidak melulu soal riwayat pekerjaan.

2. Data entry in-house

Data entry in-house merupakan pekerjaan yang dilakukan secara full time di sebuah perusahaan. Sama seperti data entry remote, data entry in-house memiliki keunggulannya sendiri, seperti:

  • Mendapatkan penghasilan tetap yang terjamin.
  • Memperoleh berbagai tunjangan.
  • Berkesempatan mendapatkan bonus apabila performa pekerjaan bagus dan terus meningkat.
  • Mendapatkan relasi sesama data entry dan lingkungan kerja yang menyenangkan dan mendukung.

Prospek karier jangka panjang

Bidang ini bukanlah suatu pekerjaan tanpa kepastian akan jenjang karier. Kamu pun bisa menjadi spesialis data entry, atau naik jabatan ke profesi-profesi administrasi yang lebih bergengsi, seperti posisi customer service atau front office. Atau apabila Kamu menjadi pekerja data entry untuk data sains dan matematika, Kamu berpotensi naik jabatan menjadi teknisi yang relevan dengan teknik informatika.